部下の作業進捗状況を管理するテクニックと便利ツールをご紹介!

「部下の作業進捗状況をうまく管理できない」と、悩んでいる方は少なくないでしょう。

部下の進捗状況を管理できないと会社全体の業績に影響が出るため、部下の進捗状況管理は管理職の重要な役割になってきます。

この記事では、部下の作業進捗状況を管理する重要性を解説しながら、部下の作業進捗状況を管理する方法をご紹介していきます。ぜひ、最後までご覧ください!

(トップ画像出典:https://unsplash.com/photos/gMsnXqILjp4)

スポンサーリンク

部下の作業進捗状況を管理する重要性

(画像出典:https://unsplash.com/photos/HJckKnwCXxQ)

部下の作業進捗状況が管理できていない場合、部下の作業の遅れや方向性のズレが影響し会社全体で取り組んでいるプロジェクトの達成率が低下します。

そこで、重要になるのが管理職のあなたが、部下の作業進捗状況を管理することです。仮に、作業に遅れが出ている場合には、納期の修正や作業内容の見直しをすることでプロジェクトを成功させられます。

また、部下の作業進捗状況を管理でき、プロジェクトが成功すれば会社からのあなたへの評価も高くなります。

ぜひ、会社のため、あなた自身のためにも部下の作業進捗状況を管理できるようになりましょう!次項からは、部下の作業進捗状況を管理する際に重要となるポイントを2つご紹介します。

残りの課題と、それに要する時間を具体的に算出する

(画像出典:https://unsplash.com/photos/eIkbSc3SDtI)

進捗状況を管理するポイント1つ目は、「残りの課題と、それに要する時間を具体的に算出する」ことです。

管理職のあなたは、部下が行っている残りの作業項目を把握し、それに要する時間を算出する必要があります。時間を算出することで、どのくらいのペースで作業していけば納期に間に合うのか明確にできます。

また、当初の予定と比較して作業が進んでいるのか、遅れているのかが具体的にわかり部下のモチベーションにもつながります

もし、納期に間に合わないようであれば、作業する人数を増やしたり全体のスケジュールを調節しましょう。

進捗率について共通の認識をもつ

(画像出典:https://unsplash.com/photos/KdeqA3aTnBY)

進捗状況を管理するポイント2つ目は、「進捗率について共通の認識をもつ」ことです。

進捗率は、各個人により感覚が異なります。進捗率の認識がズレてしまうとプロジェクトが完成しない原因となってしまいます。そこで、「どのようにしたら進捗したのか」という定義を決めることが大切になります。

例えば、下記のような方法で進捗率を定義するのも良いでしょう。

進捗率の例
  • 0%=未着手
  • 80%=上司のチェック待ち
  • 100%=完了

ぜひ、チーム内で「どのようにしたら進捗したのか」という定義を決めて共通の認識を持ってプロジェクトに取り組めるようにしましょう。

続いては、あなたが行うべき部下の進捗状況管理方法についてご紹介します。

進捗報告会議を定期的に行って部下の進捗状況を管理する

(画像出典:https://unsplash.com/photos/Oalh2MojUuk)

進捗会議を定期的に行えば、チーム全体で作業の進捗状況を共有でき、早い段階でプロジェクトの軌道修正が図れます。

その際に、重要となることは「部下に作業進捗メモ」を提出させることです。作業進捗メモには下記の内容を記載するようにします。

作業進捗メモの内容
  • 仕事の内容
  • どこまで作業が進んだか
  • 次に何をするか

会議に出席できない場合でも作業進捗メモを提出させることで、部下の作業進捗状況を把握できます。ぜひ、実践してみてください。

作業の見える化を図って部下の進捗を管理する

(画像出典:https://unsplash.com/photos/-1_RZL8BGBM)

作業(タスク量)を見えるようにすれば、何をする必要があるのか、優先順位はどうか?、それにかかる時間は?と詳細を決められます。

作業の見える化には様々な方法があります。いくつかご紹介していくのでチームにあった方法をぜひ、試してみてください!

作業の見える化の方法
  • 作業工程表(ガントチャート)を作成する
  • かんばん方式管理を使ってみる(詳しくは後述します)
  • タスク管理アプリを活用する(詳しくは後述します)

作業担当者とタスクを書き出したあとは、タスクの優先順位やタスクに要する時間などの詳細を決めていきましょう。そうすることで、作業の進捗を管理しやすくなりプロジェクトも順調に進むようになるでしょう。

作業工程表(ガントチャート)を作成する

(画像出典:https://unsplash.com/photos/OQMZwNd3ThU)

作業工程表(ガントチャート)とは、横軸に日付、縦軸にタスクを並べて各タスクの予定や進捗状況を記入します。ガントチャートは作業の進捗状況や、やることが明確になりプロジェクトを進めやすくなります。

Excelを使用して1からガントチャートを作成することも可能ですが、ここでは無料で使用できるガントチャートツール「Jooto」をご紹介します。

Jootoは付箋を貼ったり剥がしたりするようにドラッグ&ドロップで直感的に操作ができるのが特徴です。

実際に使用した人の87%が業務の改善を実感したとのアンケート結果(参考元:https://www.jooto.com/)も出ているほどです!ぜひ、導入して部下の進捗状況を管理してみてください。

かんばん方式管理でタスクの見える化を実践!

(画像出典:https://unsplash.com/photos/v89zhr0iBFY)

作業の見える化の方法で紹介した「かんばん方式管理」について詳しく解説していきます。

かんばん方式管理とは、やるべきタスク(カンバン)を付箋等に書き、ボード上に並べることでタスクの見える化を図り作業を円滑に進める方法です。かんばん方式管理の具体的なやり方は下記のとおりです。

かんばん方式管理のやり方
  1. やるべきタスク(カンバン)を付箋等に書きボード上に並べる
  2. やらなければいけないタスクの量や種類を把握する
  3. タスクの優先順位を整理する
  4. メンバーとの情報共有を図る

トヨタ自動車での会議でも採用されている方法で、効果が期待できます。ぜひ、あなたも実践してみてください!

進捗管理ツールを導入して部下の進捗を管理する

(画像出典:https://unsplash.com/photos/XC1Ccohy8P0)

先述した「かんばん方式管理」には進捗管理ツールも存在します。これらのツールをPCなどの端末に導入することで、チームのメンバーが各々の端末から作業の見える化、進捗状況を報告・共有できます。

筆者がオススメする「かんばん方式管理」を無料で使用できるツールは「trello」です!

「trello」は無料で使用でき、直感的な操作ができるので初心者でも簡単に使いこなせます。ぜひ、導入してみてください。

部下の進捗状況管理でやってはいけないこと3選

(画像出典:https://unsplash.com/photos/1GxdTleoEls)

ここまで部下の進捗状況を管理する方法についてご紹介しました。しかし、管理する方法を間違えると逆に部下との信頼関係が壊れ、プロジェクトの成功から遠ざかってしまう場合もあります。

そこで、やってはいけない3つの進捗状況の管理方法について確認してみましょう。

やってはいけない進捗状況の管理方法
  1. どこまで作業が進んでいるかだけに注目する
  2. 作業担当者を叱責する
  3. 作業を取り上げる

なぜ、これらの管理方法がよくないのか詳しく見ていきましょう!

どこまで作業が進んでいるのかだけに注目する

1つ目のやってはいけない進捗状況の管理方法は、「どこまで作業が進んでいるかだけに注目する」ことです。

作業がどの程度進んでいるか把握すること自体は重要なことです。しかし、そのことだけに固執していると作業をする部下には「監視されている感じがする…」と嫌な印象を与えてしまいます。

そこで、どのくらい作業が残っているかを重視し、どのようにして終わらせていくか、前向きな検討をするようにしましょう。そうすることでチームに一体感も生まれます。

作業担当者を叱責する

2つ目のやってはいけない進捗状況の管理方法は、「作業担当者を叱責する」ことです。

作業が遅れたり、失敗したりすることに対して叱ることもあるでしょう。しかし、部下の努力を無視して叱責する行為は、部下との信頼関係が崩れてしまう恐れがあります。

そこで、作業を管理するあなたは、叱るのではなく部下の頑張りを褒め、成功するように助言をすることに徹しましょう。また、作業の進捗状況を随時把握していれば、部下が失敗する前に助言をすることも可能です。

作業を取り上げる

3つ目のやってはいけない進捗状況の管理方法は、「作業をとりあげる」ことです。部下の作業の進みが遅く、「自分がやった方が早い」と感じることもあるでしょう。

しかし、この行為は、作業だけでなく部下の自信も取り上げてしまいます。そこで、部下の欠点を把握しつつ的確なアドバイスをしたりサポートをしたりすることで、チーム全体で作業を進めていくようにしましょう。

そして、作業が完了した暁には作業担当者をしっかりと褒めてあげることで信頼関係も高くなり、部下のモチベーションも上がります。

部下の作業進捗状況を管理する方法のまとめ

今回は、部下の進捗状況を管理する方法を解説してきました。部下の進捗状況を管理するためには、下記の3点が大切になります。

部下の進捗状況を管理するポイント
  • 部下の頑張りを褒める
  • 進捗状況管理ツールでタスクの見える化、進捗状況を報告させる
  • チーム全体の柱となりサポートに徹する

この3点を意識して部下の進捗状況を管理すれば、チームの雰囲気もよくなりプロジェクトを成功させられるはずです。

ぜひ、この記事を参考に部下の作業進捗状況を管理してみてください!

ABOUTこの記事をかいた人

理学療法士すこふぃ

理学療法士ブロガーのすこふぃです。ブログ『理学療法士のシンプルらいふ』を運営し、科学的に効果のある勉強法や仕事術、健康法を紹介しています。カメラや読書が趣味で、本は年間100冊程度読みます。