【必見】リモートワークの課題を解決したい！適切な解決方法をご紹介

「リモートワークを導入したいが、課題が多い」「リモートワークの課題の解決方法について知りたい」リモートワークを導入できていない企業で、課題を感じている人は多いでしょう。

昨今の働き方改革や新型コロナウイルスの影響で、リモートワークが脚光を浴びています。しかし、会社に出勤が当たり前の企業からすれば、リモートワーク導入は未知なる領域ですよね。

社会の流れに乗って導入したいけど、課題は山積み。課題の解決方法を知らなければ、リモートワークの導入は夢に終わるでしょう。

そこで、この記事ではリモートワークの課題とその解決方法についてご紹介します。リモートワークの課題を解決したい企業の方は、ぜひ参考にしてください。

リモートワークの普及率

新型コロナウイルスの拡大や働き方改革により、リモートワークの普及が進んでいます。では、どのぐらいの企業がリモートワークを導入しているのでしょうか。

今回は、参考としてリモートワークと同義語で使われるテレワークの普及率をご紹介します。

テレワークの正社員への普及率は、全国平均で24.7%でした。

参考：RPTIMES 調査期間2020年11月18日～2020年11月23日

この数字を見ても分かるように、リモートワークやテレワークの普及はまだまだ進んでないのが現状です。

次項から、普及率が伸びない原因になっている、リモートワークの課題について解説していきます。

リモートワークの導入に対する課題とは？

リモートワークの導入には、課題が山積みです。リモートワークの普及は、大きく「業務上の課題」と「運用上の課題」があります。

業務上の課題とは仕事に直接関わる問題であり、運用上の課題とはリモートワークを進めていく上での問題を指します。これらの課題は、一つだけではなく複雑に絡み合っている場合もあります。

課題解決への第一歩は、リモートワークの課題の内容を知ることです。

次項から、業務上の課題と運用上の課題を詳しく紹介するので、ぜひ参考にしてください。

リモートワークを導入するための業務上の課題

まずは、業務上の課題です。業務上の課題は、仕事と直接関わってくる内容になります。

リモートワークに適した業種ではない

業種によっては、「リモートワークをしたいけれど、そもそもリモートワークができない」ところもあるでしょう。

リモートワークは、会社で行う業務を自宅でできるようにするものです。製造業やサービス業・飲食業などは、自宅で業務というわけにはいきません。

リモートワークの必要性を感じていても、自分たちの業種が適していないから諦める人も多いでしょう。

生産性の低下

テレワークでは、生産性も低下してしまいます。会社に出社して業務をすれば、同僚の業務進捗を把握しつつ自分の仕事ができるので、業務全体の効率を上げられます。その結果、生産性の向上にもつながっているのです。

しかし、リモートワークだと同僚の業務進捗を把握しにくいため、業務効率が悪化する恐れがあります。業務効率が悪化すれば、生産性もおのずと落ちてしまうでしょう。

リモートワークを導入するための運用上の課題

続いては、運用における課題です。業務上の課題よりも多くなりますが、各内容を詳しく見ていきましょう。

コミュニケーションがとりにくい

リモートワークだと、従業員同士のコミュニケーションがとりにくくなります。仕事を円滑に進めるためには、従業員同士のコミュニケーションは必須です。

しかし、リモートワークで会話をする場合はパソコン操作をしなければいけないため手間がかかります。

その結果、コミュニケーションが希薄になり、組織力の低下を招くのです。

コミュニケーションがとりにくいのは、リモートワークの大きな課題でしょう。

従業員の勤怠管理がしにくい

リモートワークだと従業員の勤怠管理がしにくくなります。会社に出社すれば、タイムレコーダーを押して出退勤の管理ができますが、リモートワークだと自宅が仕事場になるので、出勤時間が分かりにくくなります。

また、出退勤が不明確なため、さぼりや働きすぎる従業員が出てくるでしょう。従業員の勤怠管理は、リモートワークを行う上で大切な項目になります。

セキュリティの課題

リモートワークは、セキュリティに課題があります。リモートワークだと、普段は外に持ち出されないパソコンやUSB、ハードディスクも持ち出されます。

そのため、個人情報や社内機密の情報漏洩の可能性が高くなるのです。昨今、個人情報の管理はより厳重になっています。

情報が漏洩してしまうとニュースや新聞沙汰になり、企業の社会的信用を低下させてしまいます。セキュリティの課題は、リモートワークの大きな弊害となっているでしょう。

コストがかかる

リモートワークを新しく導入すると、以下のコストがかかってきます。

パソコン代は初月だけですが、通信費やツールの維持費などは毎月の固定費になります。

一つ一つの額は小さいですが、リモートワークする人数が増えれば、相対的に費用もかさんでいきます。コストがかかることは、リモートワーク導入の壁になるでしょう。

人事評価や人材育成に支障をきたす

リモートワークは、人事評価や人材育成に支障をきたします。人事評価では、上司が部下の働きぶりを目で見てから評価をします。

しかし、リモートワークだと働きぶりを目で確認できないので、評価をしにくくなるのです。

また、人材育成についても、一緒に働きつつ指導をしていけば部下の成長も早くなります。一方、リモートワークだと分からない部分が出てもすぐに聞けないため、人材育成に遅れが生じてしまうのです。

会社の根幹である人事面に対して対応が遅れることは、リモートワークの欠点といえるでしょう。

リモートワークの業務における課題の解決方法

ここまで、リモートワークの業務上の課題と運用上の課題についてご紹介しました。業務上の課題には、以下の2つがあります。

ここからは、この2つの課題を解決する方法についてご紹介します。

リモートワークできる業務を見つける

リモートワークに適した業種でなければ、リモートワークできる業務を見つけていきましょう。例えば、以下のような業務があります。

この3つは、在宅でも仕事がしやすい業務になるので、積極的にリモートワークに移行していきましょう。

生産性を上げる

生産性を上げるためには、円滑なコミュニケーションやタスク管理が大切になってきます。そこで、コミュニケーションツールを活用していきましょう。おすすめのコミュニケーションツールは、以下の通りです。

Chatwork

リモートワークでコミュニケーションを密にとるなら『Chatwork』がおすすめ。

チャットワークは、相手とチャットができるツールですが、Lineやメールと異なる点が「タスク管理」があることです。

お願いしたい仕事に期限を決めて、タスクとして相手に送信します。送信を受けた相手は、仕事を終えたらタスクを完了にするのです。

これにより、相手の仕事の進捗を確認できるので、上司が部下の仕事ぶりを確認するのにも役立ちます。

Chatworkの詳細を見る

Zoom

生産力向上に欠かせない従業員の会議を、オンライン上で可能にしてくれる『Zoom』

無料で利用ができ、通信も安定しているので円滑なコミュニケーションに役立ちます。

また、録画や画面共有など会議に出席していない人への配慮や、自分の資料を相手に共有できるのも嬉しいポイントです。

Zoomの詳細を見る

Confluence

情報検索・共有をリモートワークで行いたい人は、『Confluence』がおすすめ。

コメントやメンション（特定の人にメッセージを送信する）機能があり、コミュニケーションを取りながら情報を扱うことができます。

また、権限制限機能で閲覧者を限定できるので、機密情報保護に役立ちます。

Confluenceの詳細を見る

ベルフェイス

国内NO.1のオンライン商談サービスである『ベルフェイス』接続方法はシンプルで、ベルフェイスのHPにアクセスして接続ナンバーを発番するだけ。

ネットが分からない商談相手でも、電話をしながら操作説明すれば、簡単に接続ができます。

また、画面上に名刺を表示したり、資料を共有したりすることも可能です。

ベルフェイスの詳細を見る

ここまでご紹介した以外にも、コミュニケーションツールは種類が豊富なので、ぜひ自社に合ったものを探してみてください。

リモートワークの運用における課題の解決方法

続いては、運用における課題の解決方法をご紹介します。運用上の課題には、下記の5つがあります。

まず、コミュニケーションがとりにくければ、上述したツールを用いるようにしましょう。

また、人事評価や人材育成についても、ツールを使って従業員の業務を把握していければ解決可能になります。

「クラウド勤怠管理ツール」の導入

勤怠管理については、「クラウド勤怠管理ツール」の導入をおすすめします。

このツールを使えば、どこからでも出退勤が可能であり、残業時間や勤務日数の把握にも役立ちます。おすすめのツールは、以下の2つです。

ジョブカン

導入実績6万社以上、クラウド型勤怠管理システム業界NO.1の『ジョブカン』

変形労働やフレックスなどあらゆる勤務形態に対応しており、細かい運用が可能です。

30日間は無料で利用できるので、まずは試してみてはいかがでしょうか。

ジョブカンの詳細を見る

KING OF TIME

誰でも使いやすい、シンプルな画面が特徴的な『KING OF TIME』

残業や有給休暇など会社ごとの勤務ルールに応じて、設定をカスタマイズできます。

また、『freee』や『SmartHR』などの外部サービスとも連携が可能なため、使い方は無限大です。

KING OF TIMEの詳細を見る

セキュリティルールを作る

続いては、セキュリティの対策方法です。まず、セキュリティルールを定めて、従業員に周知徹底させましょう。

不要なアプリケーションは見ないやWi－Fiはこれを使うなど具体的なルールがあると、従業員も行動がしやすいです。

従業員にセキュリティルールを伝えたら、以下の対策を実施していきましょう。

一つだけではなく、すべての対策をした方がセキュリティは強化されます。

リモートワークでは、通常行っているセキュリティ対策より厳しくすることを意識してください。

助成金を利用する

リモートワークにかかるコストについてです。パソコンなどの初期費用には、ぜひ助成金を利用しましょう。

実は、昨今の働き方改革の影響で、厚生労働省がテレワークの普及・定着のために、助成金を出しています。

助成金が出るには、助成対象事業者に当てはまることが条件ですが、初期費用を大きく節約することができます。

また、オフィスの固定費を削減して、リモートワークの固定費に回していきましょう。助成金の利用・現状の固定費の削減が、コスト課題を解決する方法です。

働き方改革推進支援助成金

リモートワーク導入の流れ

リモートワークの課題や解決方法を知った後は、実際の導入の流れを見ていきましょう。

②～④までは、自由に順番を変えていただいていいのですが、①に関しては必ず最初に確認しておきましょう。

目的を明確にした方が、課題を抱えたとしても達成しようと努力できます。

次項では、導入の目的になる部分であるリモートワークのメリットについて解説します。

リモートワークを導入した後のメリット①従業員満足の向上

リモートワークを導入した後の最大のメリットは、従業員満足が向上することです。

例えば、リモートワークになると会社に通勤する必要がなくなります。通勤は、満員電車や車で片道30分かけて出社するなどストレスが溜まりますよね。

リモートワークを導入すれば、通勤にかかるストレスは0になります。また、通勤で使っていた時間を他のことに使えるので、やりたいことができるのも嬉しいポイントです。

通勤のストレスがなくなり、時間を有効に使えることは、従業員満足の向上につながるでしょう。

リモートワークを導入した後のメリット②社会的信用の向上

リモートワークの実施は、社会的信用の向上につながります。助成金のところでもお伝えしましたが、リモートワークを推奨しているのは厚生労働省です。

つまり、リモートワークを実施することは国の政策に従っていることになり、社会的信用が向上するのです。

社会的信用が向上すると、消費者も安心して会社の商品を選びやすくなります。企業の価値や売上を上げることにもつながるので、企業活動が行いやすくなるでしょう。

ここでご紹介した以外にも、従業員の雇用の維持や災害があっても事業を維持できるなど、リモートワークには多くのメリットがあります。ぜひ、導入後のメリットを考えてリモートワークを取り入れていきましょう。

まとめ　リモートワークの課題を解決して、有意義な生活を！

今回は、リモートワークの課題とその解決方法についてご紹介しました。

リモートワークは、社会的にまだまだ普及・定着できていないのが現状です。

それは、リモートワークに向いていない業種やセキュリティ面など課題が山積みだからです。

しかし、リモートワークの課題を解決した先には、時間を有効に使える生活が待っています。ぜひ、この記事でご紹介した課題の解決方法を実践してみてください。