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リモートワークに適したルールづくりのポイント6つ!作成手順も紹介

リモートワークを導入する際、重要となるのがルールの策定。明確なルールを提示しないと混乱を招く場合もあり、モチベーションや生産性の低下にも繋がりかねません。

また、従来のルールを適用すると対応できない部分も出てくるため、改めて社内ルールを見直すことが必要です。

この記事では、リモートワークに対応したルールづくりのポイントを6つ紹介します。ルールの作成手順も紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

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リモートワークを導入する際は社内ルールの見直しが必須

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リモートワークの導入にあたり、多くの企業が社内ルールの策定を課題として捉えています。

総務省が行った「ICT利活用と社会的課題解決に関する調査研究」(平成29年)によると、3割近くの企業が社内制度づくりに対して懸念を抱いているようです。

(参照:ICT利活用と社会的課題解決に関する調査研究(平成29年)

リモートワークは、オフィス勤務に比べると社員の管理が難しいため、社内ルールを見直さなければ上手く運用できません。

次の章からは、リモートワークに対応したルールづくりのポイントを6つ紹介していきます。

リモートワークのルール策定のポイント①就業場所を決める

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リモートワークを導入する際、就業場所を決めておくことが必要です。

なお、ICT(情報通信技術)を活用するリモートワークの就業場所は、主に3つの場所に分けられます。

リモートワークの就業場所
  • 在宅勤務:自宅
  • モバイル勤務:移動中の交通機関・顧客先・カフェ・ホテル・空港のラウンジなど
  • サテライトオフィス勤務:本社や支社とは別となるオフィス

リモートワークは、“場所に捉われない働き方”として注目を集めていますが、就業場所が分からなければ社員の管理が難しくなります

また、外部で行う作業には情報漏洩の危険があるので、セキュリティ強化を図るためにも就業場所を決めておくことが大切です。

リモートワークのルール策定のポイント②労働時間を決める

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有効的にリモートワークを運用するには、きっちりと労働時間を決めておくことが重要です。

リモートワークは、直接的に社員を管理できないため、長時間労働に繋がりやすい傾向があります。

始業・就業時刻を報告し、明確な休憩時間を設けることで、社員の方もオン・オフを切り替えやすくなるでしょう。

リモートワークは、勤務時間や就労状況の把握が難しいので、ICTツール(勤怠管理ツールなど)を利用するのがおすすめです。

基本的にリモートワークは、オンラインでのやり取りになるため、書面で行う申請(残業や有給休暇など)のルールも見直すことが必要です。

リモートワークのルール策定のポイント③給与・手当を明確にする

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リモートワークの導入により、企業によっては給与・手当の変更が行われることもあります。

例えば、出社する必要のないリモートワークは、通勤手当の支給をカットできます。他にも残業代の削減や賞与規定の変更も考えられるでしょう。

但し、一方的に給与・手当をカットする行為は、社員とのトラブルに発展しかねません。給与・手当を変更する場合は、社員への説明を果たした上で行うようにしましょう。

また、社員が不利益を被らないためにも、人事評価制度の見直しや在宅勤務手当を設けるなどの工夫も必要になるでしょう。

リモートワークのルール策定のポイント④費用負担を明確にする

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リモートワークするには通信費など様々な費用がかかるため、会社・社員のどちらが負担するのか決めておく必要があります。

なお、リモートワークで必要となる主な費用としては、以下のようなものが挙げられます。

リモートワークにかかる主な費用
  • 通信費
  • 水道光熱費
  • 賃料
  • 私物の情報通信機器の使用料

原則的に会社が支給する物(パソコンなど)は、会社側が負担することになります。

しかし、通信費・水道光熱費・私物の情報通信機器などは、私用と業務の使用分が区別しくにいところがあります。

また、自宅での作業が難しい場合、コワーキングスペースなどを利用することもあるでしょう。

そのような場合、どちらが負担するのかまたは一定の手当を設けるのか、無用なトラブルを避けるためにもルールを決めておくことが必要です。

リモートワークのルール策定のポイント⑤セキュリティ対策を明示

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リモートワークの導入にあたり、最も懸念されているのがセキュリティ対策。よりセキュリティを強化するには、明確なガイドラインが必要です。

会社によって定めるルールは異なりますが、具体的なルールとしては以下のようなものが挙げられます。

セキュリティに関する主なルール
  • セキュリティソフトのインストールの義務化
  • 公共Wi-Fiの利用禁止
  • 厳重なパスワード設定
  • データの暗号化
  • 私物の機器の使用禁止

このようなルールを定めれば、情報漏洩のリスクを下げることが可能です。

リモートワークは、働く場所や利用する機器も会社によって変わるので、環境に適したルールづくりが必要となります。

リモートワークのルール策定のポイント⑥健康面を考慮する

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リモートワークは、1人で作業を行うことから孤独や不安を感じやすく、ストレスや疲労を溜めてしまう方も少なくありません。

そのため、快適な職場環境の提供や社員の健康管理を意識したルールづくりも必要です。

会社側が全てを管理するのは難しいですが、以下のような工夫をすることで健康管理もしやすくなるでしょう。

健康面を配慮した主なルール
  • WEB会議ツールなどで業務以外の話をする場を設ける
  • 勤怠管理ツールで労働時間を管理する
  • 定期とは別の健康診断を実施する

特に長時間の労働やコミュニケーション不足は、心労を招く原因となるので、社員が気持ち良く働けるルールや環境を整備しましょう。

リモートワークに対応した社内ルールの作成手順

https://www.photo-ac.com/main/detail/403286?title=ビジネスのポイントを指し示す男性-青背景

ルールづくりのポイントを紹介したところで、社内ルールの作成手順を解説していきます。

適切にルールを浸透させるためには、以下の3つのステップをこなしていくことが大切です。

ルールの作成手順
  1. ルールを適用する実施範囲を検討する
  2. チェックリストを用意してルールを検証してみる
  3. 社員とのすり合わせを行う

上記のステップをこなしていけば、ルールの効果や必要性を確認でき、有効的にリモートワークを運用できるでしょう。

次の章からは、1〜3までの手順について詳しく解説していきます。

作成手順①ルールを適用する実施範囲を検討する

リモートワークに対応したルールを導入する際は、一部の範囲から試していくのがおすすめです。

試験的にルールを適用させることで、大きな失敗をすることなくルールの妥当性を判断できます。

なお、実施範囲を決めるときは、以下のポイントを意識しておくと良いでしょう。

実施範囲の決め方
  • 対象者
  • 対象業務
  • 実施頻度

同じルールであったとして、対象者や対象業務によっては効果が異なる場合もあります。

また、実施頻度を決めておけば、他のデータとも比較しやすくなるでしょう。

作成手順②チェックリストを用意してルールを検証してみる

実施範囲が決定したら、検証項目を記載したチェックリストを用意して、ルールの妥当性を確認してみましょう。

下記のチェックリストは、総務省が提示している「検証項目チェックリスト」を参考にしたものです。

検証項目 内容 チェック
就業場所の明示 在宅勤務の場合は就業場所を「自宅」と書面で明示しなければならない。
テレワーク勤務の適性 業務に慣れていない新入社員や自己管理能力の低い従業員にはテレワーク勤務を許可しないような一定の基準を取り決め「テレワーク実 施申請書」等で執務環境やテレワークの頻度を申請させる
業務連絡・報告の方法 始業・終業時の連絡方法や日常業務の進捗や報告方法等をルール化する必要があり、又テレワーカーへ指示する業務連絡の方法についてもルール化する必要がある。(メールや文書で行うことが望ましい)
労働時間 既存の就業規則が導入するテレワークに適応できるか
人事評価 既存の賃金制度で不利益が生じないか
手当 テレワーク勤務の実施頻度等による別の通勤手当支給基準を設ける必要があるかどうか。通信費や水道光熱費等の負担に代わる「在宅勤務手当」等を設ける必要があるかどうか
服務規律 既存の就業規則でテレワーク勤務時の服務規律が保てるかどうか
情報セキュリティ 情報(文書・電子データ)の持ち出しルールが既存の規定で対応できるか、又、在宅勤務の場合の自宅環境やモバイル勤務の場合のノート パソコンの取扱いルールが必要か

(参照:テレワークに関する社内ルール作り(テレワーク勤務に必要な社内ルールづくり検証項目チェックリスト)

チェックリストを用意すれば、どのようなルールが必要なのか、何を改善するべきなのかも確認しやすくなります

なお、各社によって定めるルールや実施範囲が異なるので、自社に適したチェックリストを用意してみてください。

作成手順③社員とのすり合わせを行う

必要となる検証や対応を完了した後は、社員とのすり合わせを行いましょう。

よりルールを浸透させるには、社員への説明を果たした上で理解を得ることが必要です。

なお、すり合わせを行う際は、以下のような内容を盛り込むと良いでしょう。

説明すべき主な内容
  • リモートワークの導入目的・必要性
  • 新設・見直された制度の説明
  • 導入するツールの利用方法
  • 順守すべきルール

リモートワークは、ルールへの理解も必要ですが、目的や利用方法についても十分な説明が必要です。

企業利益やモチベーションにも関わることなので、より具体的な説明を行うようにしましょう。

まとめ:リモートワークはルールを明確にすることが大切

今回は、リモートワークのルールづくりのポイントや作成手順を紹介しました。改めて紹介した内容について簡単にまとめてみます。

ルールづくりのポイント
  • 社員の管理をしやすくするため就業場所を指定する
  • オン・オフを切り替えやすくするため労働時間を明確にする
  • 給与・手当を変更する場合、社員に十分な説明を行う
  • 会社・社員のどちらが費用を負担するのか決めておく
  • 明確なガイドラインを作成してセキュリティの強化を図る
  • 健康面を考慮したルールづくりを行う
ルールの作成手順
  1. 実施範囲を決める(全体ではなく部分的にルールを適用していく)
  2. チェックリストを用意してルールの妥当性を確認する
  3. リモートワークのルールや利用方法など十分な説明を行う

紹介した内容を意識すれば、適切なルールを策定でき、有効的にリモートワークを運用できるでしょう。