管理職

リモートワークのコミュニケーション不足の原因は?4つの対策も解説

生産性の向上や労働力の確保などを期待できるリモートワーク。メリットが多い一方で、「コミュニケーション不足」が問題視されていることをご存知でしょうか?

「業務以外の話がない」「孤独感を感じる」など、コミュニケーション不足によりストレスを抱える社員も多いです。

この記事では、リモートワークの導入によるコミュニケーション不足の原因や起こりうる問題について解説します。具体的な4つの対策も紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

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リモートワークでコミュニケーション不足になる原因

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初めに、リモートワークの導入で何故コミュニケーション不足に陥るのか、主な原因を2つ解説します。

業務に関する内容しか話さないため

リモートワークの導入にあたり、多くの企業がICTツール(チャットツールやWEB会議ツールなど)を活用しています。

しかし、会話の内容が業務に関するものに偏ってしまい、ただの情報交換で終わってしまうケースが多いです。

また、文章でのやり取りは必要な情報のみを記載するため、口頭よりもコミュニケーション不足に陥りやすい傾向があります。

ツールを上手く使いこなせていない

会話でコミュニケーションをとってきたシニア層やミドル層には、ICTツールの利用に不安を感じる方が多いです。

いくら便利な機能を取り入れても、「使い方がよく分からない」「オンラインでのコミュニケーションのとり方が分からない」と積極的に利用できない方もいます。

また、スマートフォンやSNSを使いこなしている若年層も、ビジネスシーンになった途端につまずくことも多々あります。(挨拶文の書き方や目上の方への接し方など)

リモートワークのコミュニケーション不足で起こりうる問題

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原因を解説したところで、コミュニケーション不足で起こりうる2つの問題について解説します。

より有効的にリモートワークを活用するには、問題についても把握しておくことが大切です。

メンタルケアが難しくなる

リモートワークのコミュニケーション不足は、1人作業による孤独感・外出できない閉塞感・仕事に対する不安感などを生み出すことがあります。

遠隔でのやり取りとなるため、社員の状態を把握しにくく、メンタルケアをするのも容易ではありません。

人事評価が難しくなる

リモートワークは、オフィス勤務に比べると円滑なコミュニケーションがとれないため、人事評価が難しくなるのも問題として挙げられます。

成果に繋がるプロセスや勤務態度を把握しづらくなるので、どうしても評価基準が成果重視となってしまいます。

また、評価される側の社員も、成果のみで判断されることに不安を感じる方も多いです。

リモートワークはコミュニケーションミスが起きる場合もある

リモートワークのコミュニケーションは、不足だけではなく“ミス”を引き起こす場合もあります。

これからリモートワークを導入するなら、以下のミスが起きないように注意しておきましょう。

情報の認識の違い

リモートワークのコミュニケーションは、メールやチャットでのやり取りが多くなります。

文章でのやり取りは、口頭と比べて情報がまとめられているので、言い回しによっては誤解を招く場合もあります。

コミュニケーションのタイムラグ

コミュニケーションには、相手の反応をすぐに得られる「同期型」(電話や会議など)、相手の反応をすぐに求めない「非同期型」(メールやチャット)があります。

「非同期型」のコミュニケーションは、好きなときに連絡ができる反面、返答がもらいにくいというデメリットがあります。

企業が行うリモートワークのコミュニケーション不足への対策

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ここまで原因や問題について解説しましたが、中には「企業はコミュニケーション不足に対してどのように対応しているのか」と気になった方もいるでしょう。

総務省の「平成30年 情報通信白書」によると、コミュニケーション不足の問題を解決するために、7割以上の企業がICTツールを導入しているようです。(参照:平成30年 情報通信白書

代表的なICTツール
  • ビジネスチャットツール
  • WEB/ビデオ会議ツール
  • 勤怠管理ツール
  • タスク管理ツール

しかし、7割以上が導入しているにも関わらず、未だにコミュニケーション不足が問題視されています。

ただツールを導入するだけでは根本的な解決策とならないので、次の章からは具体的な対策について解説していきます。

リモートワークのコミュニケーション不足やミスを防ぐ方法

コミュニケーション不足やミスを防止するには、ツールの特性を理解して使い分けることが大切です。

しかし、先程も紹介したように、ツールを導入するだけではコミュニケーション不足やミスを防ぐことができません。

根本的に問題を解決するためには、以下の4つのポイントも意識しておくと良いでしょう。

コミュニケーション不足を防ぐ対策
  • 業務以外のコミュニケーションの時間を作る
  • ツールを段階的に導入していく
  • 時間を決めてコミュニケーションをとる
  • 対面でコミュニケーションをとる機会を設ける

積極的にコミュニケーションの場を設けることで、メンタルケアや伝達ミスの防止にも繋がります。

また、徐々にツールを浸透させれば、就労状況を把握できて評価もしやすくなるでしょう。

次の章からは、上記の4つの対策について詳しく解説していきます。

①業務以外でコミュニケーションをとる機会を設ける

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コミュニーケーション不足を防ぐためには、業務以外で交流する機会を作ることが大切です。

具体的な方法としては、WEB会議ツールの解放やグループチャットでのやり取りなどが挙げられます。

交流する機会を設けることで、ブレイクタイムを挟めたり、孤独感や閉塞感を忘れたりもできるでしょう。

なお、リモートワークは1人で作業を行うため、仕事に没頭してしまう方も少なくありません。オン・オフを切り替えることもリモートワークでは大切です。

②ツールを段階的に導入していく

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リモートワークでツールを活用する場合、段階的に導入していくのがおすすめです。

1度にいろんなツールを導入すると、意図が伝わらなかったり、使い方を理解できなかったりする場合があります。

いくら便利なツールであっても、機能が発揮されなければコミュニケーション不足は解消できません。

まずはリモートワーク導入後に課題を抽出して、課題に見合ったツールを段階的に導入していくと良いでしょう。

③時間を決めて定期的にコミュニケーションをとる

出典:https://pixabay.com/ja/photos/ハンドシェイク-手-3382504/

コミュニケーション不足を解消するには、時間を決めて定期的に交流するようにしましょう

定期的にコミュニケーションをとることで、社員のメンタルケアに繋がったり、大切な情報を共有したりもできます。

例えば、昼の時間や業務終了後にWEB会議ツールを解放するのも良いでしょう。

テキストチャットは1対1のやり取りになったり、情報が上手く伝わらなかったりもするので、できればビデオチャットを利用するのがおすすめです。

④対面でコミュニケーションをとる機会を設ける

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ツールでもコミュニケーションをとることができますが、社員同士が対面できる機会も設けると良いでしょう。

対面のコミュニケーションは、相手の状態や考えを判断しやすいだけではなく、情報を早く的確に伝えることもできます。

リモートワークは孤独感を感じたり、レスポンスの遅さにストレスを感じたりもするので、対面によるコミュニケーションは充足感をもたらしてくれるでしょう。

なお、コロナ渦のうちは大人数で集まることはできませんが、シフト勤務と合わせることでコミュニケーション不足の解消にも繋がるでしょう。

まとめ:リモートワークは交流の場を設ける工夫が必要

今回は、リモートワークで問題視されるコミュニケーション不足について解説しました。改めて対策に関するポイントを簡単にまとめてみます。

コミュニケーション不足への対策
  • ツールの特性を理解して課題に合ったものを導入する
  • 業務以外で雑談できる機会を設ける
  • 段階的にツールを導入して浸透させていく
  • 定期的にコミュニケーションをとる機会を設ける
  • 対面のコミュニケーションも併せて活用する

コミュニケーション不足の対策として、ICTツールを導入している企業が多いですが、ただ導入しているだけでは解決に繋がりません。

問題を解決するためには、ツールの特性を理解して導入すること積極的に交流の場を設けることが大切です。

上記のポイントを意識すれば、コミュニケーション不足に陥ることなく、リモートワークを効果的に活用できるでしょう。