【管理職必見】部下の正しい使い方とは?注意点も併せて紹介!

今回の記事は、「自分が思うように部下が動いてくれない…」とお悩みの管理職向けに、部下の使い方や指示を出す上での注意点を紹介していきます。

記事の前半では、部下の使い方と注意点。後半では、最近増えてきた「年上の部下」の使い方も紹介しています。

チームの生産性を高めるためには、部下を上手に使うことが欠かせないので、この記事を参考にしてみてください。

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部下をうまく使うには、あなたの指示の出し方にかかっている

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管理職になると、多かれ少なかれ部下を持つことになります。管理職の仕事は、チーム全体の仕事を効率よく回すこと。

そのためには、部下を使って仕事をきちんとこなしていかなければなりませんよね。部下に、あなたの思い通りに仕事してもらい結果を残すためには、仕事内容を部下に正確に伝える必要があります。

指示が正確に部下へ伝わると、結果的にチームの生産性が向上し、メンバー全員のモチベーションも高まりますよ。

次の見出しからは、部下を使う上で押さえておきたいポイント5つ紹介していきますので、ぜひご覧になってください。

部下の使い方①部下が理解しているかをよく見る

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ここからは部下を使う上で、押さえておきたいポイントを5つ紹介していきます。1つ目のポイントは、指示を出す時に、部下の表情や反応を見て理解しているかを確認することです。

あなたが部下に指示を出す時、その指示を部下がきちんと理解しているか、を意識したことはあるでしょうか?

例えば、部下が眉をひそめたり首を傾げたりして聞いていたら、その指示を理解できていない可能性があります。また、「こういうことですね?」と確認せずに「わかりました」とわかったふりをする部下にも要注意

管理職としては、部下に仕事内容を伝えたつもりでも、部下が理解していなければあなたが思ったような成果は出てきません。そのため、指示する時には「相手が理解しているか?」を念頭に置きましょう

部下の使い方②短く正確な指示出しをする

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部下を使う上でのポイント2つ目は、短く正確な指示出しをすることです。もし、あなたがダラダラと長い説明を聞かされたら「結局何を言いたいの?」とイライラしてきませんか?

それは、部下も同じです。よっぽど理解力のある部下でない限り、長い説明から要点だけピックアップして、指示内容を把握するのは難しいでしょう。

そのため、管理職が確実に部下をコントロールするには、短く正確に指示を出すことを意識することが大切です。

例えば、「今日は、プレゼン資料を作って欲しい」と結論を最初に言ってから、「聞いてる人が興味を持つ資料を作って欲しい」と大事なポイントを絞って伝えるのがおすすめですよ。

部下の使い方③指示が多い時は、紙に書き出す

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部下を使う上でのポイント3つ目のポイントは、指示が多い時には紙に書き出すことです。

口頭で一度に、3つくらい指示出しをするとします。そうすると、部下としては「あれ、最初になにを言われたっけ?」とわからなくなってしまいます。

そうならないように、管理職としては紙に書き出して視覚的に伝えたい内容を整理しておきましょう。例えば、部下に以下のように、内容を断片的でも良いので書いてあげると親切です。

  • Aさんに営業メール
  • B社に折り返し電話
  • Cさんに業務を申し送る
  • 会議録をまとめる

このようなメモ紙を渡しておけば、仮に部下が指示内容を忘れてしまっても、後から見返して思い出すことができます。

部下の使い方④仕事の目的も併せて伝える

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部下を使う上での4つ目のポイントは、部下に仕事の目的や必要性も併せて伝えることです。

部下に仕事内容だけ伝えるのではなく、「〇〇のために」といった目的も併せて伝えることで、仕事へのモチベーション・やりがいに繋がります。

人は意味の感じないことには、なかなか気持ちが乗らないものです。そこで、部下に割り振る仕事に意味づけを与えることで、大きなプロジェクトのー部であるという使命感を部下は感じることができます。

そのため、部下に仕事を振る時には「この業務が何の役に立つのか」と、仕事の目的を伝えてみましょう

部下の使い方⑤部下の理解レベルに合わせた指示を出す

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部下を使う上での5つ目のポイントは、部下の理解レベルに合わせた指示を出すことです。経験の浅い部下にとっては、あなたが当たり前に使っている業界用語がわからないことも多いもの。

相手に伝わることを一番大切に考えて、指示を出す際には、専門用語やわからない表現を使うのは避けましょう。

例えば、Web業界で長年働く人にとって「デフォルト(初期設定)」という言葉の意味を知っているのは当然だとしても、少し前まで文系の大学生だった新人には伝わらないかもしれません。

自分の知っている用語で会話をした方が、管理職にとっては楽です。しかし、ここはグッと堪えて部下の理解レベルに合わせ、わかりやすい表現で指示出しをしましょう。

部下の能力を低いと決めつけない

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ここからは部下を使う上で注意しておきたいことを2つ紹介します。1つ目の注意点は、部下の能力を低いと決めつけないことです。

もしかしたら、指導の仕方や指示の出し方を変えてみることで、部下の能力が開花される可能性も十分にありえます。

人には長所と短所の両方を兼ね揃えているものです。しかし、「能力が低い」と決めつけてしまうと、部下の使い方を考えにくくなります。また、それ以前に部下との信頼関係を築くのも難しくなります。

そのため、まずは、部下を「能力が低い」と断定することをやめましょう。その思い込みをなくすだけでも、部下を今までとは違った視点から見ることができます。

部下に過度な期待をしない

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部下を使う上での2つ目の注意点は、部下に過度な期待をしないことです。

部下の理解力に合わせて、仕事内容を説明することは大切なこと。しかし、部下に伝わるように手段を尽くしても伝わりきらずに、思ったような成果につながらない事もあります。

「これだけやったのだから理解しているだろう」という部下への期待と実際の結果にギャップがあると、「何でやってくれないんだ!」と怒りに繋がる可能性があります。

そのため過度に期待せずに、「うまくいかないかもしれない」と思っておくことで、どのような結果になっても落ち着いた対応ができるでしょう。

最近増えてきた「年上の部下」の使い方について

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定年後も働く社員が増えてくると、その社員は一般社員に戻ることが多いです。そうなると、管理職としては、「年上の部下」を持つ機会も増えてきます

そして、年上の部下だと、遠慮しすぎて曖昧な指示を出してしまうということがあるのではないでしょうか?

しかし、あなたは部下を管理する立場にあるため、部下が年上だからといって曖昧な指示出しはよくありません。明快な指示を出し、チームとしてしっかり成果を出すことが管理職としての職務でしょう。

そのため、部下が年上であっても、この記事で紹介したように、部下が理解できる指示出しを心がけてください。

ただし、仕事の立場上はあなたの方が上ですが「自分は年下である」ということは忘れてはいけません。人生の先輩である年上の部下には、接し方・話し方に敬意を払う必要があります

【部下の使い方まとめ】部下が理解できる指示出しをしよう!

今回の記事では、管理職が覚えておきたい部下を使う上でのポイントや注意点をまとめました。もう一度振り返っておきましょう。

  1. 部下が理解しているかをよく見る
  2. 短く正確な指示出しをする
  3. 指示が多い時は、紙に書き出す
  4. 仕事の目的も併せて伝える
  5. 部下の理解レベルに合わせた指示を出す

部下を正しく使うためには、あなたが思っていることを、部下に伝わりやすいような指示出しが大切です。

そのため、部下のレベルまで下がって、理解しやすいように噛み砕いて説明しましょう。そうすることで、結果的にチームの生産性向上に役に立つに違いありません。

この記事を参考にして、明日からの部下への指導に生かしてみてください。最後まで読んでいただきありがとうございました。

ABOUTこの記事をかいた人

ひろき

2020年3月より、ライター業を始めました。映画系・金融系・恋愛系など幅広いジャンルで執筆しています。Google検索で1位をとった実績あり。ブログリライトや見出し構成もしています。普段はフリーランスで、放課後等デイサービスに出入りし、発達障害の子と関わっています。