【管理職必見】部下とのコミュニケーションで覚えたい7つのポイント

今回の記事は、「部下とのコミュニケーションがうまくいっていないけど、どうしたら良いだろうか」と悩まれている管理職向けに書かれています。

管理職としての職務を全うするためには、部下とのコミュニケーションを円滑にすることが必要。そして、豊富なコミュニケーションは、チームの生産性向上に役に立ちます。

今回の記事では、管理職が覚えておきたいコミュニケーションの7つのポイントを紹介していきます。どれも職場ですぐ実践できるものばかりですので、ぜひ参考にしてみてください。

管理職にはコミュニケーション能力が必須！

管理職は、現場で働くプレイヤーから「人を通して仕事」する立場になります。そのため、部下一人ひとりと意思疎通をとることが必要です。

部下と綿密なコミュニケーションを行うことで、部下のモチベーションが上がったり、報告・連絡・相談がスムーズになったりします。結果的に、事前にミスを防ぎ、チームの生産性向上に役に立ちます。

そして、成果が目に見えてくると、管理職・部下の両方の自信と成長へ…。このように、チーム内で積極的にコミュニケーションをとることはメリットに溢れています。

では、管理職として具体的にどのようなコミュニケーションしていけば良いのでしょうか？次の見出しからは、そのポイントを7つ紹介していきます。

１、部下が管理職に話しかけやすい雰囲気作りをする

ここから管理職が覚えておきたい部下とのコミュニケーションのポイントを7つ紹介していきます。1つ目は、部下が管理職に話しかけやすい雰囲気作りをすることです。

例えば、部下があなたに話しかけている時に、「作業しながら話を聞いているせいで、部下が話しかけているのに視線を合わせていない」なんてことをしていないでしょうか？

このように、部下が「迷惑なんじゃないか？」と思ってしまう行動を、あなた自身が気づかぬうちにしているかもしれません。

あなたはコミュニケーションをとるつもりでも、部下の方が遠慮してしまっている可能性もあります。そのため、自身の態度を振り返り、部下が相談しやすい雰囲気作りをしていきましょう。

２、毎日、部下とコミュニケーションする時間をとる

部下とのコミュニケーション2つ目のポイントは、短くても良いので毎日部下とコミュニケーションする時間をとることです。

会議や面談などまとまった時間は取れなくても、管理職の方から仕事の進捗具合を聞いたり、体調を聞いたりする時間は作れるはず。

短い時間でも管理職の方から声をかけてもらえたら、部下としては気にかけてもらっていると思うようになります。

管理職が「部下をきちんと見て、評価しているよ」という環境を、身をもって伝えましょう。

３、管理職と部下のスケジュールを共有する

部下とのコミュニケーション3つ目のポイントは、管理職と部下のスケジュールを共有することです。

お互いのスケジュールを把握しておくと、管理職としては、「この時間に話しに行けるな」とコミュニケーションのタイミングを決めやすくなります。

また、部下としても管理職に報告しに行きやすい時間を把握できるのでメリットが大きいです。

このように、予定を全員にわかるように公開しておくことで、チームで働く一体感も感じられやすいですよ。

４、管理職と部下の共通目標を設定する

部下とのコミュニケーション4つ目のポイントは、管理職と部下の共通目標を設定することです。

チームで仕事をこなしていくには、管理職と部下が目指す目標が同じでなければいけません。そのためには、部下とコミュニケーションをする時に、仕事の目標・目的を一緒に考える必要があるでしょう。

人は仕事に意味を感じられなければ、仕事へのモチベーションも上がらないものです。さらに、部下と管理職が別々の方針で仕事していれば、管理職が思ったような成果は出てきません。

そのため、部下とコミュニケーションをする際には、仕事の目標や目的も一緒に考えてもらうような、言葉のやりとりが大切です。

５、部下とコミュニケーションをする中で、悩みや問題を解決する

部下とのコミュニケーション5つ目のポイントは、部下とコミュニケーションをする中で浮上した悩みや問題点を解決することです。

毎日、短い時間でも部下とコミュニケーションをとっていくと、部下から「最近、このタスクに時間かかっているんですよね…」といった悩みが出てきます。

その時に明かされた悩みを、きちんと受け止めてあげましょう。明確な打開策が思い出せなくても、部下と一緒に考えることで、信頼関係の構築に役に立ちます。

毎日の挨拶や仕事の調子を聞くことも大切。それだけでなく、部下と悩みや問題点を解決できるようなコミュニケーションも積極的にとっていきましょう。

６、部下に仕事を任せた時は、最後まで取り組んでもらう

部下とのコミュニケーション6つ目のポイントは、部下に任せた仕事は最後まで取り組んでもらうことです。

部下を育成するために、現在の仕事の習熟度で、やれそうな業務を任せることがあります。管理職としては、「ミスしていないか？」「クオリティは大丈夫か…」と心配し、部下の仕事に口出ししたくなるかもしれません。

しかし、ここは口出しせず、部下を信頼し仕事を任せましょう。途中で口出しされると、部下としては信頼されていないと感じたり、「今やろうと思っていたのに…」とやる気が下がったりする可能性があります。

７、部下とコミュニケーションする時には、褒めることを意識する

部下とのコミュニケーション7つ目のポイントは、部下とコミュニケーションする時には、褒めることを意識することです。

人には承認欲求が多かれ少なかれありますので、褒められて悪い気持ちになる人はいないでしょう。また、部下は常に管理職からどのように思われているのかを、気にしながら仕事していることも多いです。

普段のコミュニケーションの中で、「そのタスク管理の仕方良いね！」といったように、部下の良いところを積極的に褒めていきましょう。

そうすると、部下の自己肯定感や仕事に対するモチベーションが上がり、結果的にチームの生産性も向上します。

コミュニケーションをする前に、管理職が押さえておきたい心得

ここまで、管理職が部下とコミュニケーションをする上でのポイントを紹介してきました。

ただし、部下とのコミュニケーションを取ろうとしても、その前に「管理職に話しかけたい」と思われるような存在でなければ、会話が少なくなってしまいます。

例えば、自分のミスを認めずに部下に責任転嫁したり、部下によって態度をコロコロ変えたりする上司を信頼できるでしょうか？

基本的な信頼関係がなければ、部下は管理職に相談したいと思えません。そのため、管理職は業務をこなしつつ、人間性優れた人になるような努力が必要です。

管理職に求められるコミュニケーションのポイント：まとめ

今回の記事では、管理職に求められるコミュニケーションのポイント7つを紹介していきました。改めて7つのポイントを振り返ってみましょう。

部下とのコミュニケーションは一朝一夕ではどうにかなるものではありません。日々の積み重ねがあって初めて、円滑なコミュニケーションにつながり、結果的にチームの生産性が向上するのです。

加えて、管理職には部下が話しかけやすくなるような、人間性に優れた逸材を目指す心構えが必要だと言えるでしょう。

今回の記事を参考にして、部下とのコミュニケーションを円滑を図り、業務の改善・生産性の向上に役立ててみてください。最後まで記事を読んでいただきありがとうございました。