退職

退職の挨拶をメールでするのは失礼?書き方やマナーを解説します!

退職の挨拶をする際、メールを利用する機会が増えてきました。しかし、退職メールは何度も書くようなものではないので、多くの人は実際にどういったメールを書いたらいいのか分からないですよね。

そこで、この記事では、退職の挨拶メールの書き方を紹介していきます。メールを書く際に気を付けるべきマナーや、社内と社外それぞれの例文も紹介するので参考にしてくださいね。

(トップ画像出典:https://www.pakutaso.com/20120110018post-1110.html)

退職の挨拶がメールだと失礼?

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退職の挨拶をメールですることになった時に、一番気がかりなのが「失礼なのではないか?」ですよね。たしかに、直接会って挨拶をするほうが丁寧な印象を持つかもしれません。

しかし、直接会う機会がない場合はメールで挨拶をするのが一般的です。直接会う場合は相手にも時間を割いてもらうことになるので、相手によっては「メールのほうが助かる」というケースもあります。

基本的にメールで挨拶をすることは、決して失礼なことではないので安心してください。ただし、昔ながらの風習を大切にする人(会社)である場合は、「メールは失礼だ」という考えを持っているケースもあります。

そのため、特にお世話になっている人(取引先)であれば、念のため、上司に「メールで挨拶をしてもいいか」を確認するといいでしょう。

退職の挨拶メールはどんな目的で送る?

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ここでは、退職の挨拶メールはどんな目的があるのかについて紹介していきます。どういった意味合いがあって送るメールなのかを知っておくと、メールの文章も書きやすいですよ。

退職の挨拶メールは、仕事で関わってきた人たちと最後のやりとりになります。そのため、これまでの仕事で助けられたことについて感謝を伝えたり、最後の自分自身の印象を良い状態にしたりするために送ります。

退職するとは言っても、今後また仕事でご一緒する人が出てくる可能性は十分にあります。その際にスムーズにやり取りできるよう、印象の良いメールでお別れするようにしましょう。

次章では、印象の良い退職の挨拶メールを送るために、気を付けるべきマナーについて紹介していきます。

知っておきたい退職の挨拶メールのマナー

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ここでは、退職を伝えるメールにおけるマナー社内へ向けたもの社外に向けたものに分けて紹介していきます。

社内へ向けたメールで気を付けるべきマナー

社内へ向けたメールは、退職日に送りましょう。ただし、引継ぎなどが必要ですので、退職の意志は退職の1か月以上前に会社に伝えるようにします。

基本的には一斉送信で大丈夫ですが、一斉送信する場合は、プライバシーの観点から宛先を「BCC」に入力するようにしてください。自分のアドレスを「TO」に入れて、送信の確認もすると良いですよ。

また、直属の上司やプロジェクトなどで特にお世話になった人には、個別でメールを送るようにしましょう。具体的なエピソードを添えると丁寧さが伝わりますよ。

社外へ向けたメールで気を付けるべきマナー

社外へ向けたメールは、退職の2~3週間前に送るようにします。その際は、自分の後任者の名前も書き添えると、安心感を与えることができますよ。

前述しましたが、お得意様である取引先の場合は、上司に「メールでのあいさつで良いのか」を確認するようにしましょう。メールは一斉送信でも大丈夫ですが、宛先は「BCC」に入力するようにしてください。

自分のメールアドレスを「TO」に入れておくと、送信がうまくいったことを確認できます。また、特にお世話になった取引先には、具体的なエピソードを添えたメールを個別に送ると、印象の良いメールになりますよ。

注意して欲しいのは、社外へのメールには自分の私的な連絡先や転職先を書くことはNGです。もし、どうしても書きたい場合は上司の指示を仰いでくださいね。

宛先を「CC」に入力すると、メールを受信した人は一斉送信している人の連絡先をすべて見ることができてしまいます。他人同士の連絡先が見えてしまうのは、プライバシー保護の観点から良くないので、「BCC」を使うようにしましょう。

これさえ書いておけばOK!退職メールに書く内容

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ここでは、退職の挨拶メールに書く内容を紹介していきます。ここに挙げる内容を書いておけば、メールが書きあがりますよ。書くべき内容は全部で6つです。

件名

件名を書かないと、伝えたい内容がすぐに分かりませんし、迷惑メールとして扱われてしまう可能性があります。挨拶メールをしっかり読んでもらうためにも、件名はきちんと記入しましょう。

一目見て、「退職の挨拶メール」であることが分かるように書くと良いですよ。

退職する日付

いつ退職するのかもきちんと伝えるようにしましょう。退職する日が分からないと、仕事の連絡をしてもいいのか分からなくなってしまいます。

相手を迷わせないためにも、退職する日付を書くようにしてくださいね。

退職する理由

退職する理由も書き添えておいてください。細かく書く必要はなく、「一身上の都合により」と書いておけば大丈夫です。

感謝の気持ち

今までともに仕事をしてきた人たちに感謝の気持ちを伝えましょう。一斉送信する場合は、「〇年間お世話になりました。」など、皆に当てはまる簡単な挨拶をしておけばOKです。

特にお世話になった人や直属の上司などへは、具体的なエピソードを添えて感謝の気持ちを伝えると良いですよ。具体的な例文は、後ほど紹介していきます。

相手の活躍を願う文

最後の締めくくりでは、相手が今後活躍することを願っている旨を伝えましょう。仕事でのメールや文書でも使っていたような挨拶文で問題ありませんよ。

退職後の連絡先

退職した後も、連絡を取り合いたいと思っている場合は、退職後に連絡が取れる自分の連絡先を明記しておきましょう。

ただし、前述したように、社外に対するメールの場合は「私的な連絡先」や「転職先」を書くことはNGなので、注意してくださいね。

次章からは、「社内」「社外」「直属の上司・お世話になった人」の3パターンに分けて、退職の挨拶メールの例文を紹介していきます。

退職の挨拶メールの書き方①社内に向けて

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ここで、社内へ向けた退職の挨拶メールの書き方について紹介していきます。

社内への退職を伝えるメールは、一斉送信するため、誰が読んでも違和感がないように、なるべくシンプルに仕上げるのがコツです。以下に例文を挙げておくので、参考にしてくださいね。

筆者作成

連絡先は書きたくない場合は、記載しなくても大丈夫ですよ。次章では、直属の上司や特にお世話になった人へのメールの書き方について紹介していきます。

退職の挨拶メールの書き方②直属の上司・お世話になった人

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ここでは、直属の上司やお世話になった人へ個別に送る退職を伝えるメールの例文を紹介していきます。

直属の上司やお世話になった人へは、具体的なエピソードを挙げて、感謝の気持ちを強く伝えるようにすると印象の良いメールになりますよ。

筆者作成

直属の上司などの社内の人へ向けて書く場合は、会社名と後任の記載は必要ありません。次章では、社外へ向けたメールの書き方について紹介していきます。

退職の挨拶メールの書き方③社外(取引先)に向けて

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ここでは、社外へ退職を伝えるメールの例文を紹介していきます。

社外へのメールでは、挨拶がメールになったことへの詫びを入れたり、自分の後任がいることを伝えたりすると、今後の仕事でのやりとりへの不安もなくなり、印象の良いメールになりますよ。

後任が後日に挨拶へ行くことについても触れておくと、良いでしょう。

筆者作成

次章では、退職メールを他の人から受け取った場合の返信の仕方について紹介していきます。

退職メールを受け取った場合は?

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ここでは、他の人から退職の挨拶メールを受け取った際にどういった返信をしたら良いのかについて紹介していきます。

退職メールを受け取った場合、基本的には返信の必要はありません。ただし、返信が必要になる例外的なケースがあります。返信の必要があるケースは以下の3つです。

返信が必要なケース
  • 相手が個人的に返信したいと思う人で会った場合
  • 一斉送信ではなく自分に個別でメールが届いた場合
  • その人の退職後も仕事上の付き合いが続く人からのメールの場合

返信の必要があるメールが届いた場合は、迅速に返信するようにしてください。なぜなら、相手が会社のメールアドレスを使っているケースの場合、退職と同時に連絡が取れなくなってしまうからです。

退職メールの返信の例文を下記に載せておくので、参考にしてくださいね。

筆者作成

次章では、メール以外で退職の挨拶をする方法を紹介していきます。

メール以外で退職を伝える方法

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ここでは、退職の挨拶をメール以外でする方法について紹介していきます。昔ながらの風潮を大切にする相手に対してや、特にお世話になった人に対しては下記の方法で退職を伝えると良いですよ。

メール以外で退職を伝える方法は全部で3つあります。状況に合わせて選んでみてください。

挨拶状

社外に対して退職を伝える時に良い方法です。メールと同じように相手方の時間を大きく取ることがないので、直接会う時間が取れない場合に有効です。

対面

社内で送別会がある場合や、取引先に出向いて挨拶する場合の両方で使える方法です。

対面で挨拶をする場合は、相手とのアポイントメントを取る必要がありますが、丁寧な印象を与えるため、特にお世話になった取引先などへは対面での挨拶が好まれます。

ただし、人によっては対面によって時間がとられてしまうことを嫌うこともあります。相手方の考え方によって対面にするかどうか決めるようにしましょう。

電話

社外への挨拶で使える方法です。挨拶状や対面よりも気軽で、メールよりも丁寧な印象を与えることができます。

ただ、挨拶したことが記録に残らないので、あまりおすすめしません。電話で挨拶をするのであれば、同時に対面のアポイントメントを取ったり、後から改めて挨拶状を送ったりするといいでしょう。

退職の挨拶メール まとめ

退職の挨拶をメールでする方法について紹介してきました。記事の内容をまとめると以下の通りです。

退職の挨拶メール まとめ
  • 退職の挨拶をメールでするのは失礼ではない
  • 一斉送信の場合は宛先は「BCC」に入れる
  • お世話になった人は個別にメールする
  • 社内向けメールはシンプルにまとめる
  • お世話になった人へは感謝を伝える
  • 社外向けメールは後任者を紹介して安心感を与える

以上のことに気を付けて、印象の良いメールをして円満に退職をしてくださいね。

退職が上手くいくと、ほっとするかもしれませんが、退職後は税金や保険の手続きが必要となります。手続きを忘れてしまうと、生活に支障が出てしまうので忘れずに手続きを行ってくださいね。

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